Описание процедуры сертификации

Описание процедуры сертификации по ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и ISO 22000

Процедура сертификации системы менеджмента по стандартам ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, ISO 22000:2005 или по комбинации (сочетанию) этих стандартов подразделяется на 4 фазы:

1. Подготовка к аудиту
2. Аудит 1-ой ступени и анализ документации системы менеджмента (СМ)
3. Аудит 2-ой ступени
4. Выдача сертификата соответствия системы менеджмента требованиям стандарта и наблюдение

Состав команды аудиторов утверждается руководителем Органа по сертификации или уполномоченным им лицом (QM-менеджером) в соответствии с наличием у них необходимой компетентности, включая аккредитацию по соответствующим отраслевым кодам ЕА.

1. Подготовка к аудиту

В ходе подготовки к аудиту проверяется выполнение заказчиком соответствующих требований стандарта (стандартов) и на основании этого целесообразность проведения сертификационного аудита у данного заказчика. Анализ может проводиться в ходе предварительного аудита.

Предварительный аудит состоит из следующих этапов:

• проверка представленной документаций системы менеджмента качества (руководство по качеству, при необходимости методологические и рабочие инструкции),
• проведение предварительного аудита.

Целью предварительного аудита является определение слабых мест в документации СМК и в реализации системы менеджмента качества. Результаты предварительного аудита разъясняются заказчику, или по желанию заказчика могут быть зафиксированы в отчете об аудите. Объем предварительного аудита согласовывается с заказчиком. Как правило, предварительный аудит проводится одним аудитором, который затем возглавляет команду аудиторов на сертификационном аудите.

Предварительный аудит не заменяет аудит 1-ой ступени.

2. Аудит 1-ой ступени и анализ документации СМ

Задачей аудита 1-ой ступени является проверка документации системы менеджмента, оценка места нахождения организации заказчика и специфических условий работы, а также проведение собеседования с заказчиком. Целью собеседования является подтверждение аудитором существования понимания у заказчика требований стандарта (стандартов). Аудитор (аудиторы) должен (должны) собрать необходимую информацию об области применения, о процессах и месте расположения организации заказчика. Кроме того должна быть собрана информация о соответствующих законах и постановлениях, а также об их соблюдении. Проверяется, проведены ли внутренние аудиты и анализ со стороны высшего руководства. Проводится оценка степени готовности системы менеджмента к проведению аудита 2-ой ступени. Все это служит подготовке к аудиту 2-ой ступени. Как правило аудит 1-ой ступени проводится на месте.

Для этого заказчик в установленные сроки до начала сертификационного аудита передает руководителю команды по аудиту действующую документацию системы менеджмента. Документация системы менеджмента (руководство по менеджменту, при необходимости методологические и рабочие инструкции) проверяется командой аудиторов на соответствие требованиям соответствующего стандарта.

Заказчик получает отчет по аудиту 1-ой ступени, включающий оценку документации системы менеджмента качества. После устранения всех отклонений и неясностей проводится аудит 2-ой ступени.

3. Аудит 2-ой ступени

Перед началом аудита 2-ой ступени заказчик получает предварительно согласованный с ним план аудита 2-ой ступени. В рамках 2-ой ступени аудита проводится анализ результативности внедренной системы менеджмента. Основой для анализа служит соответствующий протокол аудита. Вместе с процессами менеджмента аудиторы проверяют наличие претензий к системе менеджмента.

В ходе аудитов задачей предприятия является демонстрация практического применения своих документированных процедур. Аудит заканчивается заключительной беседой, во время которой заказчик получает информацию о результатах аудита. Результаты аудита документируются в отчете об аудите. Отклонения и/или замечания документируются в соответствующих отчетах об отклонениях / замечаниях. Категорию несоответствия («отклонение» или «замечание») определяет команда аудиторов. Наличие отклонения приводит или к дополнительному аудиту, т.е. к повторной проверке на месте, или к предоставлению новых документов. Руководитель команды по аудиту определяет объем дополнительного аудита. Дополнительный аудит касается только тех процессов менеджмента, при проверке которых было установлено отклонение. Счет за дополнительный аудит выставляется на основе затрат, необходимых на его проведение. При выявлении замечаний согласовываются корректирующие действия, которые предприятие осуществляет в установленные сроки. Команда аудиторов проверяет результативность осуществленных корректирующих действий не позже, чем в ходе 1-го наблюдательного аудита.

4. Выдача сертификата соответствия системы менеджмента требованиям стандарта и наблюдение

Выдача сертификата соответствия системы менеджмента требованиям стандарта происходит на основе принятого руководителем Органа по сертификации положительного решения по проверке процедуры сертификации. Если подписанный заказчиком контракт на сертификацию уже находится в Органе по сертификации, сертификаты (при необходимости на нескольких языках) отправляются заказчику вместе с отчетом об аудите и контрактом на сертификацию. Сертификат выдается только в случае устранения всех отклонений. Срок действия сертификата при своевременном проведении наблюдательных аудитов составляет три года.

В случаях возникновения значительных изменений в области применения или в данных о предприятии эти изменения проверяются в ходе следующего наблюдательного аудита или в ходе расширительного аудита. По внесенным изменениям составляется изменение к контракту, которое подписывают обе стороны.

Наблюдательные аудиты:

Перед проведением наблюдательного аудита осуществляется актуализация сведений о предприятии с целью учета изменений, оказывающих существенное влияние на сферу деятельности или методы работы заказчика. В рамках наблюдательных аудитов анализ некоторых ключевых элементов системы менеджмента (в каждой системе менеджмента они свои), а также соблюдение правил пользования сертификатом и наличие претензий к системам менеджмента проводится всегда, остальные элементы делятся между двумя наблюдательными аудитами так, чтобы за два года аудиту были подвергнуты все требования соответствующего стандарта. В зависимости от продолжительности аудита он может быть проведен одним аудитором. Дата проведения аудита согласовывается с заказчиком. Последний срок проведения наблюдательного аудита определяется последним днем сертификационного или повторного аудита + 12 месяцев для первого наблюдательного аудита и + 24 месяцев для второго наблюдательного аудита. Перенесение сроков проведения аудитов за установленные пределы может проводиться только с разрешения Органа по сертификации. При отстутствии разрешения срок действия сертификата приостанавливается или сертификат изымается. В случае выявления несоответствий осуществляются те же действия, что и при сертификационном аудите. При наличии значительных отклонений сертификат может быть отозван. После проведения наблюдательного аудита заказчику направляется отчет об аудите.

Повторный аудит:

Перед истечением срока действия сертификата на предприятии должен быть проведен повторный аудит для продления срока на следующие три года. Процедура повторной сертификации должна быть закончена до истечения срока действия выданного сертификата. Результативность систем менеджмента проверяется при повторном аудите методом выборки. Изменения в системе менеджмента должны быть сообщены заказчиком письменно с приложением соответствующих документов. Сам аудит проводится в соответствии с фазой 3 настоящего описания.

5. Объединенная сертификация

Объединенная сертификация проводится на предприятиях, имеющих несколько отделений с различным местоположением и аналогичным производством. Она может проводиться также и на предприятиях с центральным офисом и филиалами, действующими на правах представительств. При осуществлении объединенной сертификации часть отделений может быть проверена на месте в ходе сертификационного аудита, а часть – в ходе наблюдательных аудитов.

Объединенная сертификация возможна, если выполнены следующие условия:

• Разработка, утверждение и поддержание в рабочем состоянии системы менеджмента, которая является общей и обязательной для всех филиалов / производственных площадок организации. Это относится также и к существенным документированным процедурам.
• Надзор за всей системой менеджмента под централизованным руководством представителя высшего руководства по качеству центрального отделения. Он имеет специальные полномочия для дачи указаний всем отделениям / производственным площадкам.
• Определенные подразделения центрального отделения обслуживают централизованно все подразделения, например разработка новых продуктов и процессов, закупка, отдел кадров и т.п.

Дополнительно к этому в соответствии с пунктом 2 (Анализ документации СМК) проводится анализ отчетов внутренних аудитов всех производственных площадок, а также предложенных корректирующих действий и их реализации.